Zmiana biura rachunkowego to decyzja, przed którą staje wielu przedsiębiorców. Powody mogą być różne – niezadowolenie z jakości usług, brak kontaktu, błędy w rozliczeniach czy po prostu chęć przeniesienia księgowości bliżej firmy. Niezależnie od przyczyny, warto wiedzieć, jak prawidłowo zrezygnować z biura rachunkowego, aby uniknąć problemów z dokumentacją i rozliczeniami z urzędami.
1. Sprawdź umowę z biurem rachunkowym
Pierwszym krokiem jest dokładne przeanalizowanie podpisanej umowy. Znajdziesz tam informacje o:
-
okresie wypowiedzenia – zazwyczaj 1 miesiąc, ale czasem dłuższy,
-
formie rezygnacji – najczęściej pisemna,
-
zasadach przekazania dokumentacji – czyli, co i kiedy biuro musi Ci zwrócić.
Warto też upewnić się, czy umowa nie przewiduje dodatkowych kosztów za wcześniejsze rozwiązanie współpracy.
2. Przygotuj pisemne wypowiedzenie
Rezygnacja z usług biura rachunkowego powinna być złożona na piśmie – najlepiej w formie listu poleconego lub wiadomości e-mail z potwierdzeniem odbioru.
W wypowiedzeniu podaj:
-
dane firmy i biura rachunkowego,
-
numer umowy,
-
datę rozwiązania współpracy,
-
prośbę o przekazanie pełnej dokumentacji.
Przykład zapisu:
Niniejszym wypowiadam umowę o świadczenie usług księgowych zawartą dnia [data] z zachowaniem [okresu wypowiedzenia]. Proszę o przekazanie wszystkich dokumentów i plików elektronicznych do dnia [data].
3. Ustal termin przekazania dokumentów
Po zakończeniu współpracy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać Ci:
-
pełną dokumentację księgową (faktury, ewidencje, JPK, deklaracje podatkowe),
-
potwierdzenia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym,
-
ewentualne umowy, zestawienia i raporty.
Dokumenty możesz odebrać osobiście lub poprosić o ich przekazanie do nowego biura rachunkowego. Warto przygotować protokół przekazania, który potwierdzi, że wszystkie materiały zostały wydane.
4. Zgłoś zmianę biura do urzędów (jeśli to konieczne)
Zazwyczaj nie ma obowiązku formalnego zgłaszania zmiany biura rachunkowego do urzędu skarbowego, jednak jeśli:
-
biuro rachunkowe było pełnomocnikiem do podpisywania JPK lub deklaracji VAT,
-
lub korzystało z podpisu elektronicznego w Twoim imieniu –
należy złożyć odwołanie pełnomocnictwa UPL-1 i przekazać nowe pełnomocnictwo dla innego biura.
5. Przekaż dokumenty do nowego biura rachunkowego
Aby zachować ciągłość rozliczeń, najlepiej przekazać nowemu biuru rachunkowemu dokumenty od początku roku podatkowego. Ułatwi to kontrolę i zapewni, że wszystkie deklaracje będą zgodne z poprzednimi rozliczeniami.
Dobre biura często pomagają w przejęciu dokumentacji i kontaktują się z poprzednim księgowym w Twoim imieniu.
6. Zabezpiecz dostęp do systemów i danych
Jeśli Twoje dotychczasowe biuro korzystało z systemów elektronicznych (np. fakturowania, ewidencji JPK, e-doręczeń), upewnij się, że:
-
masz pełny dostęp do konta,
-
zmienione zostały hasła i uprawnienia,
-
pliki zostały przekazane w wersji możliwej do otwarcia przez nowe biuro.
Podsumowanie
Rezygnacja z biura rachunkowego to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i dbałości o formalności. Kluczowe jest sprawdzenie umowy, złożenie wypowiedzenia, odebranie dokumentów i zapewnienie ciągłości rozliczeń. Dobrze przeprowadzona zmiana pozwoli uniknąć błędów, utraty danych i stresu w kontaktach z urzędami.
Dodaj komentarz